Panel sprzedaży pod własny lejek

Handlowcy mieli dostęp do gotowego CRM, ale codzienna praca i tak wracała do maila i arkusza. Etapy w narzędziu nie pasowały do tego, jak firma realnie domykała sprzedaż. Część pól była zbędna, a tych naprawdę potrzebnych brakowało albo wymagały droższego planu.

Follow-upy ginęły między wątkami. Manager widział raport dopiero po ręcznym złożeniu tygodniowego arkusza. Nowy handlowiec potrzebował dni, żeby zrozumieć, gdzie aktualnie jest status klienta.

Do tego dochodził koszt: każde kolejne konto w SaaSie podnosiło abonament. Przy rosnącym zespole opłaty za licencje zaczynały boleć mocniej niż sensowny koszt własnego MVP.

Nie budowaliśmy kolejnego pełnego CRM z tysiącem funkcji. Chodziło o narzędzie, które zamyka jedną ścieżkę od początku do końca: od nowego kontaktu, przez etapy sprzedaży, po follow-up i prosty obraz dla managera.

Zakres pierwszej wersji był celowo wąski: kartoteka, lejek dopasowany do firmy, zadania z terminami, historia kontaktu, role (handel, opieka, podgląd) oraz kilka raportów, które faktycznie czyta się na spotkaniu statusowym.

Wejście do systemu zaczyna się od listy w lejku: widać, ile tematów stoi na każdym etapie i co wymaga uwagi dziś. Filtry są proste: właściciel, etap, termin follow-upu, bez labiryntu ustawień.

Kliknięcie w kartę otwiera kontekst klienta: notatki, historia kontaktu, kolejne kroki. Handlowiec nie skacze między skrzynką a arkuszem, żeby odtworzyć, gdzie skończyła się ostatnia rozmowa.

Najważniejsza zmiana UX to karta sprawy: jeden ekran z tym, co trzeba wiedzieć przed rozmową. Follow-up ma termin i status, nie ginie w wątku mailowym.

Manager nie musi dopytywać o status leada: widać ostatnią aktywność i zaplanowany następny krok. To drobiazg w produkcie, ale duża zmiana w dyscyplinie zespołu.

Zamiast eksportów do arkusza zbudowaliśmy kilka widoków: ile tematów weszło, ile poszło dalej, gdzie stoją najdłużej, kto ma największy backlog follow-upów. Bez rozbudowanego dashboardu, tylko liczby używane na statusie.

To wystarczyło, żeby przestać składać raport ręcznie raz w tygodniu. Kolejne metryki można dokładać później, gdy proces już siedzi w narzędziu.

Zaczęliśmy od mapy procesu z handlem: etapy, wyjątki, kto co widzi. Potem MVP w przeglądarce, bez aplikacji mobilnej na zapas i bez integracji, których nikt nie używałby w pierwszym miesiącu.

Wdrożenie szło etapami: najpierw jeden zespół na nowym lejku, potem migracja aktywnych tematów, na końcu wyłączenie arkusza jako źródła prawdy. Szkolenie było krótkie, bo interfejs celowo nie udaje ciężkiego systemu korporacyjnego.

Zespół ma jedno miejsce pracy zamiast trzech. Mniej zgubionych follow-upów, szybszy onboarding nowego handlowca i koszty wzrostu niezależne od liczby kont w cudzym CRM.

To typowy wzorzec, który wdrażamy też w innych firmach: najpierw proces i MVP, potem automaty i integracje. Więcej o podejściu na stronie dedykowanego CRM.